¿Cuál es el momento y la frecuencia adecuados para los servicios de destrucción de documentos?

¿Estás sobrecargado de papel? ¿La información de estas páginas es personal o privada? ¿Quiere proteger a su organización y a sus empleados y aún así deshacerse de la montaña de papel en su almacén? Una empresa de destrucción de documentos le ayudará a garantizar que la información de su empresa se mantenga segura, mientras le ayuda a deshacerse del papel.

Los servicios de destrucción de documentos pueden ayudarlo a deshacerse de los documentos sin comprometer la información de su organización. Sin embargo, antes de contactar con ellos, deberá decidir su plan de destrucción. Este plan lo ayudará a determinar con qué frecuencia y cuánto gastará en destruir documentos. Los siguientes factores deben tenerse en cuenta al decidir el plan más adecuado para su negocio:

  • El volumen de papel a triturar. ¿Cuánto papel necesitas rasgar? Esta es una de las primeras preguntas que la empresa le hará cuando se comunique con ellos. No necesita tener los detalles. Puede estimar la cantidad en función del volumen o el peso, por ejemplo, el número de cajas. Esto le dará una idea aproximada de cuánto costaría destruirlos.
  • ¿Cómo quieres que les piquen? Hay varias opciones para los servicios de trituración. Éstas incluyen:
  1. Salir: Esto requerirá que entregue los documentos que desea triturar. Se almacenarán en un recipiente cerrado con llave hasta que estén listos para ser destruidos. Muchos de estos proveedores de servicios le cobrarán por libra, caja o bolsa.
  2. Móvil en el sitio: El proveedor de servicios llegará a sus instalaciones con el equipo para destruir los documentos. Los pesarán o empacarán en cajas o bolsas estándar antes de destruirlos en su ubicación. Esta es la mejor opción para materiales altamente sensibles, ya que ofrece una mayor seguridad.
  • El tipo de ayuda que necesitas Deberá determinar qué tipo de servicio necesita.
  1. Purga: Implica destruir un gran volumen de materiales a la vez. Esta es una ocurrencia única. Esto puede suceder después de la limpieza de primavera al cambiar de oficina, limpieza anual u otros sucesos similares. El proveedor de servicios aparecerá según lo programado para realizar la purga.
  2. Recurrente: Esto es a largo plazo. Implica la destrucción periódica de documentos. Esto es ideal si tiene mucho papeleo que debe revisarse.

Determinando tu horario

Ahora puede determinar su horario después de considerar los factores anteriores. La frecuencia de destrucción vendrá determinada por el volumen producido por la organización. Una excelente manera de determinar la frecuencia con la que se deben triturar es instalar cajas de trituración en su empresa. ¿Cuánto tiempo se tarda en llenar estas casillas? ¿Cuánto cuesta tener un bote de basura totalmente destruido?

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